Recommandations de gestion de fichiers non PDM

Ce document ne constitue pas une recommandation d'utilisation d'une configuration de gestion de fichiers non PDM, mais vise à décrire les problèmes connus, les limites et les meilleures pratiques pour de telles configurations. Accéder aux fichiers stockés directement sur un disque dur réseau sans qu'il soit également géré par logiciel PDM n'est pas recommandé. Cela est dû aux nombreux problèmes liés à l'accès aux données via l'architecture réseau, notamment les erreurs d'accès et les problèmes de performances. De plus, le contrôle des personnes autorisées à modifier, déplacer et parfois supprimer des fichiers pose des problèmes logistiques.

Cela étant dit, ce document décrit les problèmes connus qui peuvent survenir ainsi que certaines pratiques qui peuvent aider à les atténuer.

Problèmes connus

Les deux principales catégories de problèmes sont ceux qui sont dus au matériel et ceux qui causent des problèmes logistiques.

Problèmes liés au matérielse manifeste de trois manières : une erreur spécifique, des fichiers corrompus et une lenteur lors de l'ouverture, de l'enregistrement ou de l'utilisation générale deSOLIDWORKS.

Erreurs spécifiques :Les erreurs spécifiques connues incluent « Un appel d'API s'est terminé de manière anormale » ou « Échec de l'enregistrement du document » lors de la tentative d'enregistrement d'un document (illustré ci-dessous).

Ces deux erreurs surviennent en raison d'une perte de communication ou de connectivité entre les ordinateurs client et serveur. Cette perte de connectivité peut ne pas avoir eu lieu lors de l'enregistrement (car cela entraîne généralement une corruption du fichier), mais lors de la session SOLIDWORKS ouverte, pendant la modification du modèle. Bien qu'accepter l'erreur et essayer d'utiliser la commande « Enregistrer sous » au lieu de « Enregistrer » pour enregistrer les modifications du modèle sous un nouveau nom de fichier peut parfois fonctionner, ces erreurs sont souvent fatales : le travail effectué est perdu et le fichier ne peut pas être enregistré.

Fichiers corrompus :La corruption d'un fichier survient lors de son enregistrement sur un réseau et peut être liée à des problèmes de connectivité (probablement lors de l'enregistrement) ou à un plantage de SOLIDWORKS. Les fichiers corrompus peuvent parfois être réparés par une requête adressée à SOLIDWORKS par votre revendeur. Souvent, les fichiers ne peuvent pas être reconstitués parfaitement et il est préférable de restaurer à partir d'une sauvegarde et de poursuivre la restauration.

Performances lentes :SOLIDWORKS est sensiblement plus lent à ouvrir, enregistrer et manipuler des fichiers sur un disque dur réseau que sur le disque dur local de la machine cliente. Les opérations d'enregistrement et d'ouverture sont lentes parce que la limite de vitesse supérieure théorique d'un réseau reste inférieure au débit d'accès aux données d'un disque dur local. La lenteur générale lors de l'utilisation d'un modèle après son ouverture est principalement due, en partie, au fait que SOLIDWORKS stocke les données temporaires d'un fichier dans le même répertoire que le fichier d'origine, sur le disque dur réseau. Cet échange constant et passif de données entre la machine cliente et le serveur entraîne un ralentissement de tous les composants de SOLIDWORKS.

Problèmes de connectivité :Les problèmes de connectivité évoqués jusqu'à présent entraînent une instabilité dans SOLIDWORKS lors de l'utilisation de fichiers stockés sur un disque dur réseau. La cause exacte est inconnue, mais semble dépendre fortement de l'architecture du réseau qui connecte un client au serveur. Cette instabilité peut parfois entraîner des plantages de SOLIDWORKS sans motif apparent.

Problèmes de logistiqueLa façon dont SOLIDWORKS ouvre et enregistre les fichiers entraîne des problèmes avec 1) les références externes dans les fichiers, 2) le contrôle des révisions et 3) l'accès et le suivi des documents

Références brisées :Les fichiers SOLIDWORKS contiennent des références mutuelles qui ne sont pas gérées par l'Explorateur Windows. Renommer, copier et déplacer des fichiers peut entraîner des liens rompus, dont la réparation peut être longue et nécessite parfois une recréation complète.

Contrôle de révision :Le contrôle de révision est un processus entièrement manuel qui implique non seulement le renommage, la copie et le déplacement de fichiers, avec tous les problèmes qui en découlent, mais aussi l'absence de commande claire permettant de réviser des fichiers individuels au sein d'un assemblage. Les fichiers doivent être copiés et remplacés manuellement dans les ensembles utilisés.

Contrôle d'accès :Le fait que les utilisateurs accèdent directement aux fichiers modèles sur le réseau ne laisse aucune possibilité de documenter ou de limiter l'accès aux documents aux utilisateurs qui modifient, renomment, déplacent et suppriment des fichiers sans utiliser d'autres logiciels tiers.

Meilleures pratiques recommandées

L'utilisation du stockage serveur en dehors de PDM ne pose pas de problèmes insurmontables qui pourraient en empêcher l'utilisation. Il existe peu de processus qu'une entreprise, ainsi que ses ingénieurs, peuvent mettre en œuvre pour minimiser ces problèmes.

Sauvegardes du serveur :Bien que le stockage sur un disque dur réseau puisse sembler constituer une sauvegarde en soi, il n'est pas suffisant dans ce cas. Des sauvegardes régulières des données du serveur vers un emplacement secondaire sont essentielles pour résoudre ces problèmes connus. L'espace de stockage des fichiers étant facilement modifiable, il est impossible de suivre ou de contrôler efficacement les modifications. Restaurer des sauvegardes peut devenir votre seule option pour restaurer votre travail dans un état correct et fonctionnel afin de résoudre ces problèmes :

• Références brisées (fichiers supprimés, déplacés, renommés ou liés entre eux)

Structure des données et référencement :Tout d'abord, il est important de configurer la structure des fichiers sur le réseau avant le début des travaux majeurs et d'expliquer à tous les ingénieurs son fonctionnement. De plus, toutes les machines d'ingénierie doivent pointer vers cette structure de dossiers via leurs « Documents de référence » afin de s'assurer que les références externes des fichiers d'assemblage et de mise en plan ne soient pas rompues. Dans SOLIDWORKS, sous « Outils », « Options », « Options système », « Emplacements des fichiers », se trouve une liste déroulante permettant d'afficher les dossiers pour… ». Sous cette liste, la catégorie « Documents de référence » doit pointer vers tous les dossiers contenant des données d'ingénierie stockés sur le réseau (le référencement d'un dossier de niveau supérieur ne référence pas également les sous-dossiers ; ces derniers doivent donc être inclus). Cette configuration doit être identique sur toutes les machines d'ingénierie afin de s'assurer que tous les ingénieurs référencent et utilisent les mêmes données.

• Références brisées (fichiers supprimés, déplacés, renommés ou liés entre eux)

Contrôle de révision :Le contrôle des révisions doit être géré à l'aide des noms de fichiers. Dans ce scénario, le nom du fichier lui-même contiendrait une chaîne de caractères indiquant la révision du fichier afin d'éviter les liens croisés entre les références externes. Les références externes liées sont courantes lorsque de nombreux fichiers partagent le même nom ; il est facile d'ouvrir un assemblage ou un dessin et de le lier accidentellement au mauvais fichier. C'est aussi pourquoi il est important d'effectuer des sauvegardes régulières, car lorsque des assemblages ou des pièces sont liés, il faut moins de temps pour revenir à une sauvegarde et avancer que pour déterminer comment les fichiers sont liés et les corriger. Lors du passage à la révision suivante, utilisez « Pack and Go » pour copier et renommer (les chaînes de révision dans les noms de fichiers) simultanément. L'envoi des fichiers doit être confié à un seul utilisateur qui maîtrise parfaitement l'outil « Pack and Go ».

• Contrôle de révision

« Emballez et partez » :L'une des opérations les plus importantes que vous ferez avec vos données est probablement de les déplacer, de les copier ou de les renommer. Pour ce faire, utilisez toujours la fonction « Emballer et emporter » (située sous « Fichier », « Emballer et emporter » dans SOLIDWORKS) pour chaque copie, déplacement ou renommage dans votre système de révision. Cela permet d'assurer la bonne conservation des références externes et la dissociation complète des fichiers copiés (comme ceux créés dans SOLIDWORKS) de leurs fichiers d'origine précédents.

• Références brisées (fichiers supprimés, déplacés, renommés ou liés entre eux)
• Contrôle de révision

Contrôle d'accès au niveau informatique :Il est conseillé aux TI d'exercer un certain contrôle sur les données d'ingénierie. Cela implique d'autoriser le contrôle en lecture/écriture aux ingénieurs travaillant sur les données, tandis que les services non concernés (ventes, marketing, etc.) ne peuvent avoir qu'un accès en lecture seule aux données d'ingénierie. L'inverse est également vrai : les ingénieurs doivent avoir un accès en lecture seule aux données non techniques si nécessaire. Cela permet de limiter les risques de modification non autorisée des données (autorisée ou non). Par conséquent, aucune donnée d'ingénierie ne doit être stockée en dehors de la structure de dossiers protégée, et les copies trouvées en dehors de cette structure doivent, par principe, être considérées comme invalides (il est déconseillé aux ingénieurs de créer leurs propres ensembles de données à la pièce).

• Contrôle d'accès

Outils de collaboration :SOLIDWORKS propose un ensemble d'outils qui, une fois activés, permettent à un utilisateur de se racheter un fichier réseau et de le modifier. Ces outils permettent aussi de visualiser seulement les fichiers, sans intervention directe, afin de libérer leur propriété. Ils permettent également aux utilisateurs de contrôler l'accès en écriture aux fichiers fréquemment utilisés, que d'autres utilisateurs pourraient ouvrir par inadvertance avec un accès en écriture inutile. La politique de l'entreprise doit encadrer l'utilisation de ces outils.

• Contrôle d'accès

Problèmes non atténués

Les problèmes répertoriés comme « matériels » ne peuvent être atténués sans copier au préalable les fichiers concernés sur le disque dur local de la machine. Cela entraîne inévitablement la rupture des références externes des fichiers et un décalage de version d'un fichier au sein d'un même niveau de révision (lorsqu'une même révision d'un fichier existe sous différentes formes et à différents emplacements). Il est donc déconseillé de copier les fichiers sur le disque dur local de la machine pour tenter de contourner ces problèmes. C'est lorsque ces problèmes entraînent des problèmes graves dans le flux de travail d'ingénierie qu'un système PDM doit être envisagé. Ces problèmes sont les suivants :

• Erreurs spécifiques
• Fichiers corrompus
• Performances lentes
• Problèmes de connectivité

Résumé

En conclusion, la gestion des fichiers est possible sans logiciel PDM, mais elle présente de nombreux problèmes et limites qui, en pratique, surviennent fréquemment dans les entreprises qui utilisent cette méthode de gestion. Si ces problèmes peuvent être atténués, ils ne peuvent pas être totalement éliminés.

J'espère que cet article sur la gestion de fichiers non PDM vous a été utile. Si vous aimez ce contenu, pensez à vous abonner à notre blog.