Requête d'emplacement et d'état du fichier dans SOLIDWORKS PDM Professional

Deux demandes d'assistance technique fréquentes concernant SOLIDWORKS PDM nous parviennent : nous demandons de l'aide pour comprendre pourquoi un fichier ne peut pas être archivé avec le message « nom de fichier en double » et nous demandons de l'aide pour retrouver un fichier qui a disparu comme par magie. La plupart de ces demandes nécessitent simplement une brève explication. Pour faciliter la compréhension et la localisation de ces fichiers, j'ai développé une requête Transact-SQL et l'ai enregistrée au format Conisio Report (.crp) qui peut être exécutée en toute sécurité via le générateur de rapports de SOLIDWORKS PDM Professional. Les administrateurs PDM et les collègues à qui j'ai partagé cette requête l'ont trouvée très utile. Ce document la met à la disposition du public tel quel, détaille sa fonctionnalité, explique son utilisation et propose quelques scénarios et exemples d'utilisation. Notez que cette fonctionnalité n'est pas incluse dans SOLIDWORKS PDM STANDARD.

Logistique

Comment installer et exécuter une requête de fichier .crp ?

Nous avons créé un document pour vous aider dans le processus de Installation et utilisation d'un fichier générateur de rapports

Où puis-je obtenir votre fichier File Location and Status.crp ?

Vous pouvez télécharger la dernière version de ce fichier .crp ici : Emplacement_et_état_du_fichier.crp

 

La requête d'emplacement et d'état du fichier

La requête « Emplacement et état des fichiers » fonctionne comme une recherche PDM. Cependant, elle n'est pas assujettie aux restrictions de visibilité liées aux autorisations définies, ni aux limites des cartes de recherche PDM, qui n'affichent pas les fichiers supprimés dans les résultats. Elle ne retourne pas les fichiers eux-mêmes, contrairement à une carte de recherche PDM ; il s'agit simplement d'une table de métadonnées provenant de la base de données Vault. Cette requête est très peu coûteuse, ce qui signifie qu'elle n'utilise pas beaucoup de ressources processeur du serveur de base de données pour effectuer une recherche volumineuse. Elle est particulièrement utile lorsqu'un fichier ne peut être trouvé par l'utilisation habituelle des cartes de recherche PDM. Voir les cas d'utilisation ci-dessous.

 

Comment utiliser la requête d'emplacement et d'état du fichier

L'interface de recherche de la requête est simplement une zone de texte de saisie dans laquelle vous pouvez rechercher un fichier spécifique en fournissant son nom de fichier précis avec son extension, ou vous pouvez utiliser des signes de pourcentage « % » comme caractères génériques à la place du texte de variante.

Dans la capture d'écran ci-dessus, le critère de recherche utilisé est %.sld%. Ce texte signifie que vous voulez afficher des informations sur tous les fichiers du coffre-fort dont les trois premiers caractères contiennent l'extension .sld. Les résultats comprendront, entre autres, les fichiers .sldasm, .sldprt et .slddrw. Si vous vous intéressez uniquement aux fichiers Microsoft Excel, par exemple, vous pouvez rechercher %.xlsx ou %.xls% si vous avez aussi besoin de fichiers Excel avec macros (.xlsm).

En cliquant sur OK sur l'interface de recherche de la requête, les informations qui s'affichent s'afficheront :

• Nom du fichier (Colonne utile lors de l'utilisation de caractères génériques)
• Emplacement du fichier – Colonne intitulée « Situé dans »
• Supprimé (Oui ou non)
• Nombre de versions
• Vérifié par (Le nom d'utilisateur est fourni, ou « enregistré » s'il n'est pas vérifié par quelqu'un)
• État actuel (Nom de l'état du flux de travail dans lequel se trouve la dernière version)
• Nom du flux de travail (Nom du flux de travail dans lequel se trouve la dernière version)
• ID du document (à des fins avancées)
• ID de document hexadécimal (à des fins avancées)

 

Exemple de résultats de requête

Remarque : L'emplacement des fichiers est relatif au dossier racine du coffre-fort. Le fichier cyl.sldprt se trouve à la racine du coffre-fort. Le chemin « \ » signifie C:\MyVaultname\.

Scénarios de cas d'utilisation

Pour certains de ces scénarios, nous utiliserons l'exemple de tableau de sortie ci-dessus pour illustrer ces derniers. Il est important de noter que cette situation est due soit à des autorisations de visibilité, qui peuvent avoir été intentionnellement attribuées à un utilisateur, soit au fait que les recherches PDM ne renvoient pas les éléments supprimés comme résultats.

Mon fichier a disparu !

En règle générale, un fichier ne peut plus être trouvé pour les raisons suivantes :

1. Le fichier a été supprimé ou détruit
2. Le fichier a été déplacé
3. Je n'ai plus la permission de voir le fichier
4. Le fichier a été renommé

Actuellement, la requête peut être utilisée pour déterminer si le fichier ne peut pas être trouvé en raison de 1, 2 ou 3. Dans une future version de cette requête, des fonctionnalités supplémentaires seront ajoutées pour déterminer si le fichier recherché a été renommé (4) – restez à l’écoute.

Pour ce premier scénario, vous connaissez peut-être le nom ou une partie du nom du fichier que vous recherchez. Supposons que vous cherchiez les fichiers « Mold Top » et « Mold Bottom », qui sont des fichiers de pièces SOLIDWORKS. La recherche PDM n'a donné aucun résultat. Cependant, en exécutant la requête via le générateur de rapports et en recherchant Mold%.sldprt, vous constaterez que les fichiers sont toujours dans le coffre-fort, mais qu'ils ont été supprimés. (voir le tableau d'exemple). Vous pouvez les récupérer en naviguant vers ce chemin > clic droit sur le dossier indiqué > propriétés > onglet éléments supprimés.  Si la requête ne donne aucun résultat, les fichiers ont peut-être été détruits ou renommés.

Dans un deuxième scénario, supposons que vous soyez le concepteur et que vous cherchiez cyl.sldprt via la recherche PDM, mais que vous n'obteniez aucun résultat. Vous exécutez la requête pour rechercher cyl.sldprt et constatez qu'il est en attente d'approbation, ce qui signifie que seuls les approbateurs peuvent voir les fichiers.

Supposons que vous soyez l'approbateur et que vous ne trouviez pas le fichier cyl.sldprt via la recherche PDM. Vous vous déconnectez de votre profil utilisateur, puis vous vous connectez en tant que superutilisateur administrateur pour relancer une recherche PDM, mais toujours sans résultat. Vous exécutez ensuite la requête et constatez qu'elle a été déplacée à un emplacement pour lequel vous ne disposez pas des autorisations de dossier pour consulter les fichiers. Vous êtes maintenant au courant de la situation et pouvez gérer le problème en conséquence. N'oubliez pas que même le superutilisateur administrateur peut se voir retirer ses autorisations de visibilité pour une raison quelconque. La requête peut être votre seul moyen de trouver des informations sur un fichier que vous recherchez.

Je ne peux pas archiver le fichier… Message « Nom de fichier en double »

Si un message indiquant que votre fichier ne peut pas être archivé en raison d'une restriction de doublons de noms de fichiers, cela signifie qu'un fichier portant le même nom existe déjà dans le système. Une recherche avec des cartes de recherche pourrait ne pas renvoyer l'emplacement du fichier déjà présent dans le système. En exécutant la requête et en recherchant le nom du fichier que vous voulez archiver, vous trouverez le fichier déjà présent dans le coffre. Ce fichier a peut-être été supprimé et doit être détruit. Il peut également se trouver dans un état de workflow ou un dossier pour lequel vous n'avez pas les droits de visibilité. Quoi qu'il en soit, vous comprenez maintenant le problème et pouvez contacter votre administrateur PDM pour lui demander d'archiver votre fichier.