Recommandations pour la gestion des fichiers dans le nuage non compatibles avec la CAO

Cet article ne constitue pas une recommandation d'utiliser des systèmes de gestion de fichiers infonuagiques non compatibles avec la CAO (par exemple, Dropbox, OneDrive/SharePoint, Google Drive, etc.), mais vise à décrire les problèmes connus, les limites et les meilleures pratiques pour l'utilisation de telles configurations. L'accès aux fichiers stockés dans des systèmes de stockage infonuagique non compatibles avec la CAO est non seulement « déconseillé », mais également considéré comme une « mauvaise pratique ». De plus, il existe des problèmes logistiques liés au contrôle des personnes autorisées à modifier, déplacer et parfois supprimer des fichiers.

Cela étant dit, cet article décrit certaines des meilleures pratiques à adopter lorsqu’on travaille dans ces environnements, ainsi que certains des problèmes qui peuvent survenir.

Problèmes connus

Les deux principales catégories de problèmes sont :

1. Erreurs induites par l'interférence du service infonuagique
2. Erreurs causées par des problèmes logistiques.

Boîtes de dialogue d'avertissement/d'erreur fréquemment rencontrées

Les avertissements de référence de fichier remontent souvent au service de synchronisation d'un logiciel de stockage infonuagique interférant avec la capacité de SOLIDWORKS lire un fichier à l'ouverture ou à l'enregistrement.

Avertissements de fichiers introuvables

• Pièces et sous-ensembles supprimés lors de l'ouverture d'un assemblage ou d'un dessin.
• « Le fichier n'a pas pu être trouvé. » – La fonction de synchronisation du logiciel de stockage en nuage interférait avec la capacité de SOLIDWORKS à ouvrir le fichier.
  
  

Avertissements de corruption de fichiers

La corruption de fichiers survient lorsque le processus de synchronisation d'un logiciel de stockage en nuage prend le contrôle d'un fichier lors d'une opération d'écriture critique (enregistrement), ou peut être attribuée à un plantage de SOLIDWORKS pendant l'enregistrement. Les fichiers corrompus ne peuvent pas être reconstitués parfaitement ; il est donc préférable de restaurer à partir d'une sauvegarde et de poursuivre la procédure.

• « Les noms de fichiers suivants saisis étaient invalides, introuvables, verrouillés ou d'un type incompatible : » avec la capacité de SOLIDWORKS d'ouvrir le fichier.
  
  
  
  
• « SOLIDWORKS a rencontré une erreur lors de l'ouverture… »
  
  
  
  
• « SOLIDWORKS a rencontré un problème dans le fichier… »
  
  
  
  
• « SOLIDWORKS a rencontré un grave problème dans le fichier… »
  
  
  
  
• « SOLIDWORKS a rencontré un problème dans le fichier… Voulez-vous réparer le fichier ? »
  
  
  
  
• « Une erreur inconnue s'est produite lors de l'accès… »
  
  
  
  
• « Une erreur s'est produite lors de la tentative d'ouverture de votre fichier. »
  
  
  

Si l'une de ces erreurs se produit lors de l'ouverture du fichier, désactivez la fonction de synchronisation du logiciel de stockage infonuagique et essayez à nouveau d'ouvrir le fichier. Si cela se produit lors de l'enregistrement du fichier, essayez d'utiliser Fichier > Enregistrer sous pour sauvegarder le fichier sous un autre nom pour voir si les modifications peuvent être conservées autrement.

Écrasement du programme : L'interférence de la fonction de synchronisation avec la propriété des processus peut entraîner une instabilité dans SOLIDWORKS lors de l'utilisation de fichiers stockés dans des systèmes de stockage cloud. La cause exacte est inconnue, mais le problème semble disparaître lorsque la fonction de synchronisation du logiciel de stockage infonuagique est désactivée et que le dossier de stockage infonuagique est autorisé à fonctionner comme un dossier local normal. Cette instabilité peut parfois entraîner des plantages de SOLIDWORKS sans motif apparent.

Basé sur la logistique Question

Les problèmes liés à la façon dont SOLIDWORKS ouvre et enregistre les fichiers causent des problèmes avec :

1. Références externes dans les fichiers
2. Contrôle de révision
3. Accès et suivi des documents

Références brisées : Les fichiers SOLIDWORKS contiennent des références entre eux qui ne sont pas gérées par les logiciels de stockage en nuage non compatibles CAO. Le terme « compatible avec le nuage » désigne spécifiquement la capacité d'un logiciel à suivre les références externes entre les fichiers CAO de pièces, d'assemblages et de dessins. Renommer, copier et déplacer des fichiers peut entraîner la rupture des liens entre les documents. Comme les logiciels non compatibles avec le nuage ne mettent à jour que le nom et l'emplacement des fichiers sans corriger les références, les réparations peuvent être chronophages et nécessiter parfois de recréer les liens de A à Z.

Contrôle de révision : Avec une gestion de fichiers non compatible CAO, le contrôle des révisions est un processus manuel impliquant le renommage, la copie et le déplacement de fichiers (avec les risques inhérents de rupture de références externes). Outre tous les problèmes de gestion de fichiers, il n'existe pas de commande simple pour réviser les composants individuels d'un assemblage. Les fichiers doivent être copiés et remplacés manuellement dans les ensembles utilisés.

Contrôle d'accès : Permettre aux utilisateurs d'accéder directement aux fichiers de modèles stockés dans un espace de stockage infonuagique non compatible CAO ne permet pas de documenter ni de restreindre l'accès à ces documents. Cette absence limite la possibilité de suivre les utilisateurs qui modifient, renomment, déplacent ou suppriment des fichiers sans avoir recours à un logiciel tiers supplémentaire.

Meilleures pratiques recommandées

L'utilisation d'un stockage infonuagique non compatible CAO ne pose pas de problèmes majeurs qui pourraient l'empêcher. Une entreprise et ses ingénieurs peuvent mettre en œuvre quelques processus pour minimiser ces problèmes.

Sauvegardes programmées régulièrement : Bien que le stockage infonuagique puisse sembler être une sauvegarde en soi, il n'est pas suffisant dans ce cas. Des sauvegardes régulières des données du serveur vers un emplacement secondaire sont essentielles pour résoudre les problèmes connus décrits ci-dessus. Comme l'espace de stockage des fichiers est librement modifiable, il est difficile de suivre ou de contrôler facilement les modifications, le recours aux sauvegardes peut devenir votre seule option pour restaurer votre travail dans un état correct et fonctionnel afin de surmonter ces problèmes.

Structure des données et référencement : Tout d'abord, il est important de définir la structure des fichiers dans un dossier de stockage infonuagique avant le début des travaux importants et d'expliquer à tous les ingénieurs son fonctionnement. De plus, toutes les machines d'ingénierie doivent être redirigées vers une structure de dossiers « indépendante des comptes utilisateurs » via leurs documents de référence afin de garantir que les références externes aux fichiers d'assemblage et de dessin ne soient pas rompues par le chemin d'accès au stockage infonuagique de chaque utilisateur contenant des noms d'utilisateur individuels.

• Dans les paramètres de votre système de stockage infonuagique choisi, vous devez attribuer le Compte d'utilisateur indépendant Chemin (par exemple, un dossier situé directement sous le lecteur C racine). Cela permet d'éviter que les références externes ne soient mises à jour avec un dossier contenant à la fois « ..\Bob\.. » et « ..\Dylan\.. » lors de l'ouverture, de la modification et de la réenregistrement du travail des utilisateurs.
  • Définir le chemin OneDrive :https://support.microsoft.com/fr-ca/office/modifier-l-emplacement-de-votre-dossier-onedrive-f386fb81-1461-40a7-be2c-712676b2c4ae
  • Définir le chemin Dropbox :https://help.dropbox.com/installs/move-dropbox-folder
  • Définir le chemin d'accès Google Drive :https://support.google.com/drive/thread/1961536/comment-modifier-l-emplacement-de-google-drive-sur-mon-ordinateur?hl=fr

• Dans SOLIDWORKS, sous Outils > Options > Options du système > Emplacements des fichiers, il y a une liste déroulante pour Afficher les dossiers pour…. Dans cette liste, la catégorie pour Documents de référence Doit pointer vers tous les dossiers contenant des données d'ingénierie stockées dans le dossier de stockage cloud. Cet emplacement doit être identique sur toutes les machines d'ingénierie afin de s'assurer que tous les ingénieurs référencent et utilisent les mêmes données et conservent les mêmes chemins de référence.

Contrôle de révision : Il existe deux options philosophiques pour le contrôle des révisions avec le stockage en cloud.

1. Construire uniquement avec les dernières nouveautésDans ce scénario, aucun changement de nom manuel des fichiers contenant les informations de révision n'est effectué. Les fichiers eux-mêmes sont simplement ouverts, modifiés et réenregistrés. Dans ce scénario, toutes les pièces, les assemblages et les dessins utilisés seront enregistrés dans la dernière version. Il sera impossible d'ouvrir un assemblage ou un dessin faisant référence à des pièces ou sous-assemblages de versions antérieures. Seule la dernière version de ces fichiers sera présente dans le dossier cloud à charger. De plus, un tel schéma de révision est plus facile à charger dans un autre système de stockage en nuage le moment venu, car aucun nom de fichier ne contiendra d'informations spécifiques à la révision devant être supprimées avant le chargement des données dans un autre système.
   
   Avantages: Pas de renommage manuel des fichiers pour le contrôle des révisions.
   InconvénientsL'interconnexion de références externes est courante pour les fichiers partageant des noms. Seules les versions les plus récentes des fichiers seront utilisées lors de l'ouverture des assemblages et des mises en plan.

1. Contrôle des versions des noms de fichiersLe contrôle des révisions doit être géré à l'aide des noms de fichiers. Dans ce cas, le nom du fichier lui-même contiendrait une chaîne de caractères indiquant son niveau de révision, afin d'éviter les liens croisés entre les références externes. Les liens croisés entre les références externes sont fréquents lorsque plusieurs fichiers portent le même nom ; il est facile d'ouvrir un assemblage ou un dessin et de le lier accidentellement au mauvais fichier. C'est pourquoi des sauvegardes régulières sont importantes : en cas de liens croisés entre des assemblages ou des pièces, il est plus rapide de revenir à une sauvegarde que de déterminer et de corriger les liens croisés entre les fichiers. Lors du passage à la révision suivante, utilisez Préparez et partez pour copier et renommer tous les fichiers simultanément (en mettant à jour les chaînes de révision dans les noms de fichiers). L'envoi des fichiers devrait être la responsabilité d'un seul utilisateur maîtrisant parfaitement la Préparez et partez outil. 

Préparez et partez : Une des tâches les plus importantes que vous effectuerez avec vos données est de les déplacer, de les copier ou de les renommer. Pour ce faire, utilisez toujours la fonction « Emballer et emporter » (située dans SOLIDWORKS sous Fichier > Préparez et partez). Cela garantira que les références externes sont correctement conservées et que les ensembles de fichiers copiés sont complètement dissociés de leurs ensembles de fichiers originaux précédents.

Contrôle d'accès au niveau informatique : Il est conseillé aux services informatiques de mettre en place un certain contrôle d'accès aux données d'ingénierie. Plus précisément, permettez aux ingénieurs travaillant sur les données ou le projet d'accéder en lecture/écriture, tout en bloquant l'accès aux services non concernés (par exemple, ventes, marketing, etc.). Cela limite le risque de modification accidentelle des données par des utilisateurs non autorisés.

Résumé

En conclusion, la gestion des fichiers est possible sans logiciel de stockage infonuagique compatible CAO. Cependant, les entreprises qui utilisent de tels systèmes rencontrent souvent des problèmes et des limitations. Nous espérons que cet article a contribué à identifier et à atténuer les problèmes potentiels.

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