Les coûts réels d'une mauvaise gestion des données

Comment stockez-vous vos données ? Comme la plupart des gens, vous optimisez probablement l'espace de votre disque dur avant de transférer vos fichiers sur des clés USB ou un stockage externe lorsque vous avez besoin de plus d'espace. Mais qu'en est-il pour votre entreprise ?

Il est probable que vous stockiez vos fichiers dans un emplacement centralisé. Il peut s'agir du serveur de l'entreprise ou d'une solution infonuagique comme OneDrive ou Google Drive. Mais est-ce suffisant ?

Dans cet article, nous discuter de l'importance d'une bonne gestion des données et le mesures que vous pouvez prendre pour atténuer les conséquences négatives.

Combien coûte une mauvaise gestion des données ?

Pour faire simple, ça peut coûter cher. Mais mettons quelques chiffres à l'appui, en commençant par l'évidence : vos données disparaissent ou sont détruites.

Données détruites

Les fichiers peuvent être détruits de plusieurs façons. Une catastrophe naturelle, une panne de disque dur, ou simplement une suppression accidentelle de fichiers. Je vais vous présenter un scénario simple.

Imaginez que vous stockiez vos fichiers sur un serveur central et que la majorité des fichiers de votre dossier sont des fichiers SOLIDWORKS. Votre service informatique a pour politique de supprimer tous les fichiers du serveur datant de plus de quatre ans. Bien sûr, vous travaillez sur des projets d'ingénierie à long terme et avez des dossiers de composants standards qui ne changent pas. Vous avez donc une entente avec le service informatique pour qu'il ne touche pas aux fichiers des dossiers d'ingénierie.

Un jour, le nouveau venu du service informatique nettoie vos dossiers et tombe sur votre dossier. Ignorant votre accord, il supprime tous vos fichiers de plus de quatre ans. Vous avez ainsi perdu des dizaines de fichiers de conception originaux et, comme il s'agissait d'un nettoyage de routine, ces fichiers ont complètement disparu.

L'ingénieur mécanique moyen coûte environ 48 $ de l'heure si l'on tient compte des salaires et des avantages sociaux. Si vous avez besoin de 3 semaines pour recréer ces fichiers, cela coûte 5 760 $ à votre organisation, sans compter les heures de retard que vous avez prises sur d’autres projets.

Les fichiers supprimés ne sont pas rares. On les supprime régulièrement, et une seule erreur peut entraîner des problèmes majeurs. Lorsqu'il s'agit de problèmes plus graves, comme une panne de disque dur, ces coûts augmentent rapidement.

Recherche de données

Mais ce ne sont pas seulement des fichiers supprimés. Bien sûr, c'est un gros problème quand ça arrive, mais qu'en est-il d'un autre problème qui vous arrive tous les jours ? Combien de temps vous faut-il pour retrouver les fichiers que vous recherchez ?

Selon McKinsey23,2 % du temps de travail est gaspillé par les employés à chercher simplement l'information nécessaire à leur travail. En bref, vous perdez tout votre lundi chaque semaine à chercher des fichiers. Encore une fois, en utilisant le chiffre de 48 $ de l’heure, cela représente 446 $ par semaine, soit plus de 20 000 $ par année, gaspillés en cherchant les fichiers nécessaires à votre travail.

Maîtriser la mauvaise gestion des données

Compte tenu des dangers d'une mauvaise gestion des données, examinons quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger, vous et votre organisation, contre ces risques.

Sauvegardez vos données

Sauvegardez vos donnéesCela semble simple, mais la sauvegarde de vos données est la mesure la plus importante pour améliorer votre protection contre une mauvaise gestion des données. Des sauvegardes fiables atténuent les effets d'une suppression accidentelle de fichiers. Cela ne résout pas complètement le problème, mais si vous sauvegardez vos données et que le service informatique supprime l'un de vos fichiers, vous pouvez rapidement le restaurer à votre point de sauvegarde le plus récent. Sauvegardez donc tôt et souvent !

En parlant de sauvegardes précoces et fréquentes, où doivent-elles être stockées et à quelle fréquence faut-il les tester ? J'ai parlé à un client de sa procédure de sauvegarde. Il y a quelques années, il faisait des sauvegardes physiques de fichiers et les stockait sur des disques dans un placard. Un jour, alors qu'il validait ses sauvegardes, il a remarqué que les disques étaient vides.

Il s'avère que le mur du placard était recouvert d'un ensemble d'aimants qui, à l'insu de la personne qui y plaçait les disques, effaçait les données des disques. Heureusement pour le client, il effectuait une validation de sauvegarde de routine, il n'a donc perdu aucune donnée.

Faites de nouvelles sauvegardes et stockez-les en lieu sûr. Assurez-vous de les faire et de les valider assez souvent pour vous sentir à l'aise face à la perte de données couvertes par la sauvegarde différentielle (toutes les nouvelles données stockées sur le disque depuis votre précédente sauvegarde). Le nuage est une excellente option de redondance. Si le nuage ne vous convient pas, conservez un disque séparé pour vos fichiers et conservez-le dans un endroit sûr (et démagnétisé), de préférence hors site en cas d'incendie ou de catastrophe naturelle.

Mettre en œuvre un système PDM

Quels que soient les fichiers dont vous parlez, vous avez besoin d'un système de gestion de données. Ce système offre plusieurs avantages. Premièrement, les outils de gestion de données centralisent vos fichiers. En stockant tout au même endroit, vous n'avez qu'à chercher les fichiers dont vous avez besoin au même endroit. Vous souvenez-vous qu'on a dit que 23,2 % de votre temps était consacré à la recherche de fichiers ? Eh bien, avec un système PDM, vous pouvez utiliser la base de données back-end pour accélérer considérablement vos recherches.

Deuxièmement, la PDM ajoute une couche de sécurité à vos fichiers. Tout le monde connaît les logiciels de rançon et les autres acteurs externes qui cherchent à attaquer vos données. Un système PDM, comme SOLIDWORKS PDM, ajoute une autre couche à la sécurité de vos données, vous donnant la tranquillité d'esprit que vos données sont en sécurité.

Enfin, un système PDM formel vous offre visibilité et fiabilité dans votre processus de conception. Un système formel vous évite d'étiqueter vos fichiers.Partie 1_RevB”. Maintenant, ce fichier reste juste «Partie 1", La révision est une métadonnée dans la base de données. Vous dépendez maintenant moins des processus manuels pour la mise à jour de vos fichiers. Vos flux de travail et processus internes contrôlent la révision. Vous disposez ainsi d'un processus fiable pour publier les conceptions dès qu'elles sont prêtes, et tous ceux qui ont besoin de connaître la révision actuelle et l'état du projet peuvent obtenir rapidement ces informations.

Comment GoEngineer peut-il vous aider ?

Nous avons discuté avec des milliers d'entreprises de la gestion de leurs données, des startups aux entreprises du Fortune 500. Chaque fois, nous entendons la même question : « Comment pouvons-nous améliorer cela ? » C'est là que GoEngineer peut vous aider.

Nous avons mis en œuvre toutes sortes d’outils de gestion de donnéesSi vous êtes une petite entreprise sans flux de travail sophistiqués, une solution comme PDM Standard ou une solution simple Mise en œuvre de la plateforme 3DEXPERIENCE Ça pourrait vous convenir. Nous vous accompagnerons tout au long de votre processus, comprendrons vos besoins et mettrons en œuvre un outil qui améliorera votre efficacité, votre sécurité et votre fiabilité.

Si vous êtes une grande organisation et souhaitez mieux comprendre comment gérer vos données, nous avons aussi des outils pour vous. PDM Professional est une solution de gestion de données haut de gamme pour les organisations sur site. Vous pouvez aussi y intégrer vos données. Mise en œuvre PDM dans le nuage, donc si ça vous intéresse, on se fera un plaisir de vous accompagner. Et si vous recherchez une véritable solution SaaS de gestion de données, Plateforme 3DEXPÉRIENCE peut fournir des solutions de gestion de données à l'échelle de l'entreprise qui rendent la gestion de votre entreprise plus rapide et plus facile.

Finalement, on a parlé à quelqu'un qui a été dans votre situation, et on les a aidés à surmonter les défis qui les attendaientNe souffrez pas d'une solution de gestion de données de qualité inférieure.

Avez-vous des questions ?

Contactez notre équipe d'experts dévouéepour en savoir plus sur la mise en place d'une solution de gestion de données adaptée à vos besoins.

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